Una vez hemos hablado de los principales medios de comunicación para empresas corresponde abordar algunos de los consejos y mejores prácticas que podemos seguir en alguna de las plataformas, con sencillas funciones que vienen integradas podremos incrementar nuestra eficiencia al tiempo que podremos responder a nuestros clientes de manera mucho más rápida y efectiva.

Respuestas rápidas en medios digitales
WhatsApp Business

En la Aplicación WhatsApp Business contamos con una función de respuestas rápidas muy práctica y muy útil para poder enviar mensajes frecuentes sin tener que reescribirlos y evitar revisar nuestra galería para seleccionar esa imagen o vídeo una y otra vez.

La función se encuentra en la siguiente ruta:

Menú > Ajustes > Ajustes de empresa > Respuestas rápidas

En esa pantalla podremos revisar, editar, eliminar o añadir más respuestas rápidas.

¿Cómo funcionan?

Puedes añadir hasta 50 respuestas rápidas, y en cada una de ellas puedes colocar texto, emojis, imágenes o videos. De este modo puedes tener siempre disponible un mensaje para cada una de esas situaciones frecuentes con tus contactos; por ejemplo:

● Mensajes de bienvenida.

● Tu sitio web o redes sociales.

● Enlace a algún vídeo en Youtube.

● Tus principales productos.

● Felicitaciones.

 

Adicionalmente al mensaje, cada respuesta rápida requiere de una palabra de atajo para localizarlo, y hasta 3 palabras clave con las que WhatsApp podrá sugerirte el mensaje preescrito si las detecta en el chat.

Una vez hayas guardado tus respuestas rápidas sólo tendrás que colocar una diagonal (“/”) y la aplicación mostrará los mensajes sugeridos para la conversación, si no aparece el que necesitas solo comienza a escribir el atajo correspondiente para filtrar los resultados.

Google Mail

Gmail es una de las principales plataformas para utilizar correo electrónico, tanto como con cuentas propias de Google como al vincular nuestros correos profesionales para poder consultar y enviar mensajes con las cuentas que tienen nuestro dominio. Al igual que WhatsApp Business, Gmail nos permite crear respuestas rápidas para responder correos repetitivos con menos esfuerzo.

Debes activar la función de plantillas en la siguiente ruta:

Configuración > Configuración Avanzada> Plantillas > Habilitar

¿Cómo crear plantillas?

Una vez activada la función que hemos indicado anteriormente podemos crear nuestras plantillas, es muy sencillo hacerlo:

  1. Abre la ventana para escribir un mensaje de correo nuevo.
  2. Redacta el cuerpo del correo que desees guardar como plantilla.
  3. Abre el menú de opciones que aparece con los tres puntos de la esquina inferior derecha (a lado del ícono del cubo de basura).
  4. Selecciona la opción “Plantillas” y despliega las opciones hasta llegar a “Guardar como plantilla nueva”.

Al igual que con WhatsApp Business, puedes crear hasta 50 plantillas diferentes, cada una guardará el formato que hayas creado, esto es útil porque, en ocasiones, las firmas de correo en HTML no conservan su formato si se guardan desde la sección específica desde las configuraciones, ¡pero sí desde las plantillas!

Cuando quieras usar alguna de las plantillas que has guardado únicamente tendrás que abrir un nuevo mensaje y revisar nuevamente el menú de los tres puntos de abajo a la derecha (a lado del ícono del cubo de basura) para encontrar todas tus plantillas. Podrás modificar el texto antes de enviarlo, por ejemplo para personalizar el nombre del destinatario.

Facebook Messenger

En Messenger de Facebook tenemos la opción de crear una serie de preguntas frecuentes que cualquiera que nos contacte por este medio podrá consultar de manera interactiva, esta es una buena forma de evitar responder las mismas preguntas una y otra vez, si hemos detectado que los usuarios nos repiten ciertas cuestiones entonces esta configuración es ideal.


Encuentra estas opciones en la siguiente ruta:

Fanpage > Bandeja de mensajes > Respuestas automáticas > Preguntas Frecuentes

¿Cómo crear plantillas?

Si has seguido la ruta habrás notado que el formulario para crear preguntas frecuentes es muy sencillo, solo tienes que completar los campos:

  1. Pregunta.
  2. Respuesta que se enviará.
  3. Adicionalmente puedes añadir un archivo o un botón para sugerir alguna acción.

Aprovecha la opción de personalizar para que las respuestas incluyan el nombre del destinatario de modo que se sientan que las respuestas fueron creadas especialmente para él. Facebook te permitirá crear un máximo de 5 preguntas frecuentes así que decide exactamente cuáles serán de mayor utilidad a tus visitantes.
Estas funcionalidades vienen integradas en las plataformas que hemos revisado, por lo tanto no tienes que instalar nada más para poder aprovecharlas, si ya estas usando alguna de ellas no dudes en probar estas configuraciones y ofrecer un trato a tus clientes aún mejor y más efectivo.

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